Verslo svečių aptarnavimas :: Verslo etiketo pagrindai

Lankytojų priėmimas ir aptarnavimas – viena iš svarbiausių sekretorės funkcijų. Kiekvieną dieną pas įmonės vadovą ateina lankytojai, svečiai. Tačiau prieš susitikdami su įmonės vadovu jie pirmiausia bendrauja su sekretore. Ir pagal tai, kaip sekretorė juos sutinka, jie susidaro nuomonę apie įmonę. Sekretorė ne tik savo išvaizda ir elgesiu turi atstovauti įmonei. Jos darbo vieta turi būti tvarkinga ir neapkrauta nereikalingais popieriais, segtuvais, neplautais puodeliais. Priimamasis turėtų būti patogus ir jaukus lankytojams, kad čia jie galėtų ramiai palaukti, kol vadovas priims. Paprastai priimamuosiuose stovi kėdės ar krėslai, žurnalų staliukas. Lankytojams pasiūloma pavartyti laikraščius ar žurnalus, išgerti kavos ar arbatos.

Su kiekvienu lankytoju sekretorė turi būti mandagi ir maloni. Jei tuo metu, kai lankytojas užeina į kabinetą, sekretorė kalba telefonu, ji privalo atsiprašyti pašnekovo, nusišypsoti ir pasisveikinti su lankytoju bei pasiteirauti, kuo galėtų jam padėti. Pagarba lankytojui būtina. Jei lankytojas pavėlavo į priėmimą, jokiu būdu jam nereikia priekaištauti. Paprašoma prisėsti ir palaukti, kol bus pasiteirauta, ar vadovas galės priimti.

Atsistoti ar ne, į kabinetą užėjus lankytojams? Tai priklauso nuo lankytojų. Jei užėjo įmonės darbuotojai ar dažni klientai, atsistoti nebūtina. Įėjus nepažįstamiems klientams, sekretorė privalo atsistoti ir pasiteirauti, kokiu tikslu lankytojai atvyko į įmonę. Visada atsistojama, jei užeina aukšti pagal valdžios hierarchiją pareigūnai.

Puikiai žinant skyrių funkcijas ir jų vadovų pareigas, galima tikslingai nukreipti lankytojus. Juk kai kuriuos klausimus puikiai gali išspręsti skyriaus vedėjas ar pavaduotojas, tad vadovo nebūtina trukdyti. Panašiai reikėtų elgtis, jei lankytojas atvyko nesusitaręs, o tuo metu vadovas yra užsiėmęs ir priimti negali.

Jei dėl susitikimo buvo susitarta iš anksto, vadovas iš karto informuojamas. Šiuo atveju iš anksto susitaręs lankytojas priimamas pirmiausia.

Jei vadovas dėl svarbių priežasčių lankytojo priimti negali, informuojama apie susitikimo laiko pakeitimą ir susitariama dėl kito patogaus laiko.

Dažniausiai lankytojai į susitikimą ateina anksčiau. Jei tuo metu vadovas negali priimti, pasiūloma atsisėsti ir palaukti. Nereikėtų pradėti pokalbio, jei lankytojas nerodo noro bendrauti. O jei užmezgamas kontaktas, kalbama neutraliomis temomis, pavyzdžiui, apie orą, kultūros, ekonomikos naujienas. Į ilgas diskusijas veltis nereikėtų.

Ar visada priimamajame dera siūlyti kavos ar arbatos? Pasiūloma tuo atveju, jei vadovas užtrunka ir lankytojas priverstas ilgai jo laukti ar į priėmimą atvyko aukšto rango svečias. Jei pasiūlius kavos lankytojas mandagiai atsisako, nereikia įkyrėti. Pernelyg didelis paslaugumas erzina.

Lankytojui užėjus į vadovo kabinetą, vadovas pats sprendžia, pasiūlyti savo svečiams puodelį kavos ar ne. Gurkšnojant kavą ar arbatą bendravimas tampa sklandesnis, lankytojas pasijunta maloniai pagerbtas.

  »»» Kavos paruošimo subtilybės, arba ką vertėtų žinoti sekretorei?
  »»» Arbatos paruošimo subtilybės, arba ką vertėtų žinoti sekretorei?
  »»» Kavos arba arbatos pateikimas, arba ką vertėtų žinoti sekretorei?

Reklama



  • Galvos linktelėjimasGalvos linktelėjimas
    Sveikindamasis gatvėje vyras lengvai linktelėdamas nusivožia skrybėlę ir laiko ją maždaug pečių aukštyje. Žieminės kepurės ar beretės nusimauti nereikia, pakanka linktelti. Šaukti sutiktąjį ar garsiai jį sveikinti nederėtų ...

    Skaityti »

  • Nešiojamų kompiuterių naudojimo etiketo subtilybėsNešiojamų kompiuterių naudojimo etiketo subtilybės
    Jei naudojatės konferencijos metu - venkite spausdinti tuo metu, kai kitas asmuo skaito pranešimą arba įsigykite kompiuterį labai tylia klaviatūra...

    Skaityti »

  • PasisveikinimasPasisveikinimas
    Sutiktą artimą ar pažįstamą žmogų visada sveikiname. Sveikinamės nuoširdžiai ir maloniai. Nereikia laukti, kol kitas pasveikins mus. Nieko bloga, jeigu pirmieji pasveikinsime ...

    Skaityti »

  • Derybų etiketasDerybų etiketas
    Derybos – tai bendravimo procesas, kurio metu partneriai, remdamiesi skirtingomis pozicijomis ir tikslais, siekia rasti vieną visas besitariančias šalis patenkinantį sprendimą ar sutartį ...

    Skaityti »

  • Kaip rašomas kvietimas?Kaip rašomas kvietimas?
    Paprastai kvietimai rašomi trečiuoju asmeniu, kvietimo popieriaus, teksto spalvą gali riboti tik jūsų fantazija. Vestuvinio kvietimo tekstui dažnai parenkami neformalūs žodžiai, rašomos jausmus išreiškiančios eilės. Bet kuriuo atveju kvietimo tekste svarbu...

    Skaityti »

PradžiaMes facebook'e Svetainės versija mobiliems