Verslo svečių aptarnavimas :: Verslo etiketo pagrindai

Lankytojų priėmimas ir aptarnavimas – viena iš svarbiausių sekretorės funkcijų. Kiekvieną dieną pas įmonės vadovą ateina lankytojai, svečiai. Tačiau prieš susitikdami su įmonės vadovu jie pirmiausia bendrauja su sekretore. Ir pagal tai, kaip sekretorė juos sutinka, jie susidaro nuomonę apie įmonę. Sekretorė ne tik savo išvaizda ir elgesiu turi atstovauti įmonei. Jos darbo vieta turi būti tvarkinga ir neapkrauta nereikalingais popieriais, segtuvais, neplautais puodeliais. Priimamasis turėtų būti patogus ir jaukus lankytojams, kad čia jie galėtų ramiai palaukti, kol vadovas priims. Paprastai priimamuosiuose stovi kėdės ar krėslai, žurnalų staliukas. Lankytojams pasiūloma pavartyti laikraščius ar žurnalus, išgerti kavos ar arbatos.

Su kiekvienu lankytoju sekretorė turi būti mandagi ir maloni. Jei tuo metu, kai lankytojas užeina į kabinetą, sekretorė kalba telefonu, ji privalo atsiprašyti pašnekovo, nusišypsoti ir pasisveikinti su lankytoju bei pasiteirauti, kuo galėtų jam padėti. Pagarba lankytojui būtina. Jei lankytojas pavėlavo į priėmimą, jokiu būdu jam nereikia priekaištauti. Paprašoma prisėsti ir palaukti, kol bus pasiteirauta, ar vadovas galės priimti.

Atsistoti ar ne, į kabinetą užėjus lankytojams? Tai priklauso nuo lankytojų. Jei užėjo įmonės darbuotojai ar dažni klientai, atsistoti nebūtina. Įėjus nepažįstamiems klientams, sekretorė privalo atsistoti ir pasiteirauti, kokiu tikslu lankytojai atvyko į įmonę. Visada atsistojama, jei užeina aukšti pagal valdžios hierarchiją pareigūnai.

Puikiai žinant skyrių funkcijas ir jų vadovų pareigas, galima tikslingai nukreipti lankytojus. Juk kai kuriuos klausimus puikiai gali išspręsti skyriaus vedėjas ar pavaduotojas, tad vadovo nebūtina trukdyti. Panašiai reikėtų elgtis, jei lankytojas atvyko nesusitaręs, o tuo metu vadovas yra užsiėmęs ir priimti negali.

Jei dėl susitikimo buvo susitarta iš anksto, vadovas iš karto informuojamas. Šiuo atveju iš anksto susitaręs lankytojas priimamas pirmiausia.

Jei vadovas dėl svarbių priežasčių lankytojo priimti negali, informuojama apie susitikimo laiko pakeitimą ir susitariama dėl kito patogaus laiko.

Dažniausiai lankytojai į susitikimą ateina anksčiau. Jei tuo metu vadovas negali priimti, pasiūloma atsisėsti ir palaukti. Nereikėtų pradėti pokalbio, jei lankytojas nerodo noro bendrauti. O jei užmezgamas kontaktas, kalbama neutraliomis temomis, pavyzdžiui, apie orą, kultūros, ekonomikos naujienas. Į ilgas diskusijas veltis nereikėtų.

Ar visada priimamajame dera siūlyti kavos ar arbatos? Pasiūloma tuo atveju, jei vadovas užtrunka ir lankytojas priverstas ilgai jo laukti ar į priėmimą atvyko aukšto rango svečias. Jei pasiūlius kavos lankytojas mandagiai atsisako, nereikia įkyrėti. Pernelyg didelis paslaugumas erzina.

Lankytojui užėjus į vadovo kabinetą, vadovas pats sprendžia, pasiūlyti savo svečiams puodelį kavos ar ne. Gurkšnojant kavą ar arbatą bendravimas tampa sklandesnis, lankytojas pasijunta maloniai pagerbtas.

  »»» Kavos paruošimo subtilybės, arba ką vertėtų žinoti sekretorei?
  »»» Arbatos paruošimo subtilybės, arba ką vertėtų žinoti sekretorei?
  »»» Kavos arba arbatos pateikimas, arba ką vertėtų žinoti sekretorei?

Reklama



  • Ką vertėtų žinoti keliaujant lėktuvu?Ką vertėtų žinoti keliaujant lėktuvu?
    Įprasto greičio lėktuvuose dažniausiai būna trys klasės: pirmoji, biznio ir keleivinė arba pigioji. Salonų klasės skiriasi keleiviui skirta erdve, aptarnavimo ir ...

    Skaityti »

  • Etiketo subtilybės NiujorkeEtiketo subtilybės Niujorke
    ...susiraskite gerą advokatą. Jokie rimtesni sandėriai Niujorke nevyksta vien tik rankų paspaudimu. Būkite itin korektiškas kolegų atžvilgiu: Niujorke lengva būti apkaltintam rasine, religine ar kultūrine diskriminacija...

    Skaityti »

  • Kokio dydžio turi būti vizitinė kortelė?Kokio dydžio turi būti vizitinė kortelė?
    Standartinių vizitinių kortelių dydis yra 5 x 9 (kartais 6×9 cm), moterų gali būti mažesnis – 5×8 cm, bet nebūtinai. Ypatingam verslui, profesijai ar pareigoms pabrėžti gali būti naudojamos ir nestandartinės kortelės, pvz. automobilių pardavėjas – automobilio formos ...

    Skaityti »

  • Tekstai kvietimams į JubiliejųTekstai kvietimams į Jubiliejų
    Kviečiu Jus į savo 50–ties metų Jubiliejaus šventę, kuri įvyks 2010-07-10 Druskininkuose, restorano „X“ banketinėje salėje, Taikos pr. 1. Prašau patvirtinti savo dalyvavimą.

    Skaityti »

  • Kelionė su vaikaisKelionė su vaikais
    Planuodami dieną atminkit, kad vaikas nepajėgia ilgam sukaupti dėmesio ir greitai pavargsta. Dieną pakaitomis vykite į ekskursiją ir ilsėkitės ...

    Skaityti »

PradžiaMes facebook'e Svetainės versija mobiliems